¿Cómo elegir el mejor espacio para tu evento?

¿Cómo elegir el mejor espacio para tu evento?

A la hora de organizar una actividad Team Building (o, en general, cualquier tipo de evento), uno de los elementos más importantes es, sin lugar a dudas, el espacio. Son muchas (muchísimas) las opciones: hoteles, fincas, locales a pie de calle, coworkings, recintos feriales, y un largo etcétera. Para descubrir cuál de ellas encaja mejor con tus necesidades, ¡sigue leyendo!

1. Ubicación

La ubicación es fundamental a la hora de escoger espacio. Debes tener en cuenta, sobre todo, qué les va a resultar más cómodo a los invitados. Por ejemplo, si la mayoría de los asistentes se traslada en avión, puedes buscar hoteles con salas equipadas cerca del aeropuerto.

Sin embargo, ten en cuenta que el centro de las ciudades suele contar con más opciones; desde salas de exposiciones hasta locales en plena calle, tu abanico de posibilidades se amplía a medida que te acercas a los puntos neurálgicos de la ciudad.

En cualquier caso, lo más importante es que el lugar en el que realices el evento esté bien conectado por transporte público, o que tenga facilidades para que los asistentes puedan aparcar.

2. Equipamiento

Dependiendo del tipo de evento, debes asegurarte que el emplazamiento cuenta con un equipamiento de sonido y/o de sistemas audiovisuales que se adapte a la actividad, evento o reunión. Por ello, es habitual entre los organizadores hacer una prospección previa, para así comprobar que tienes todo lo necesario.

Otros servicios que debes tener en cuenta es si el espacio cuenta con un catering ya organizado, con acceso de carga y descarga (para los casos en los que se necesite un montaje previo), salas conexas o modulables, etcétera.

3. Aforo

Este punto, junto a la ubicación, es posiblemente el más importante. Antes de buscar un espacio, la organización debe tener la cifra de personas que van a asistir al evento (no sólo invitados, sino también personal, servicio, etcétera), y las dimensiones de los muebles o del equipamiento que se va a utilizar.

En ocasiones, se suele cometer el error de contratar espacios demasiado grandes para eventos con pocos invitados; sin embargo, esto supone un desperdicio de dinero (porque se contratan unos metros cuadrados que no se van a utilizar) y una sensación de vacío que desagrada a los invitados. Lo contrario también es un problema: la falta de espacio genera agobio y reduce el movimiento a la hora de realizar actividades, de comer, etcétera.

4. Espacios al aire libre

Si las condiciones climáticas acompañan, celebrar un evento outdoor suele ser una gran idea: los asistentes salen de la oficina, disfrutan de actividades al aire libre y el evento gana en originalidad.

Sin embargo, debes tener en cuenta una serie de factores si organizas dinámicas al aire libre. Por ejemplo, el montaje de equipos técnicos es más complicado si no se cuenta con acceso corrientes eléctricas. Además, la organización debe intentar conseguir una opción cubierta, por si las condiciones meteorológicas cambian.

Por todo esto, es importante, como ya hemos mencionado, visitar antes el emplazamiento y contar siempre con varias opciones; a veces, abrir el abanico de espacios e inspeccionar más de uno ayuda a coger ideas y facilita la elección.

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