Convierte tus reuniones de trabajo en herramientas creativas para tu empresa

Las reuniones de trabajo entre miembros de un mismo departamento, con la dirección o con compañeros de oficina son habituales en cualquier empresa. Este tipo de encuentros pueden ser realmente útiles y fructíferos, al ponerse sobre la mesa diferentes puntos de vista y necesidades entre miembros de un mismo grupo de empleados; sin embargo, en ocasiones se convierten en una una rutina laboral tediosa e incluso molesta.

Para evitar que esto ocurra en tu empresa, y que sus componentes las consideren una “pérdida de tiempo”, podéis convertir las reuniones en una herramienta de trabajo, de aprendizaje constante, de creatividad y de innovación. Aquí os dejamos algunas pautas y metodologías que asegurarán la atención de los trabajadores durante toda la reunión y el éxito de la misma.

Prestad atención al espacio y al mobiliario

Parece obvio que las reuniones deben realizarse en otra sala diferente a la de la oficina; sin embargo, esto no es sólo una mera cuestión de comodidad. Moverse a otro lugar implica “cambiar de aires”, despejarse, relacionar el trabajo en equipo y la toma de decisiones con una zona diferente a la oficina, que es el espacio en la que posteriormente se ejecutan esas decisiones.

Además, es fundamental crear un entorno de trabajo agradable: la sala debe ser espaciosa, con luz natural y con un mobiliario que cree un espacio cómodo y despejado. Las pizarras con rotuladores de colores vivos, los escritorios ajustables, los taburetes altos o incluso los asientos tipo “puff” ayudan a crear un entorno chill y relajado perfecto para el flujo de ideas.

No sintáis la obligación de sentaros en torno a una mesa con el ordenador en frente; moveos por la sala y experimentad con el espacio para evitar posturas rígidas. De esta forma, los asistentes os sentiréis cómodos y asociaréis la sala de reuniones con un entorno de trabajo, pero también de distensión y de puesta en común de ideas frescas.

Utilizad técnicas efectivas para las reuniones de trabajo

Para lograr resultados durante las reuniones de trabajo, y fomentar la creatividad y la búsqueda de soluciones, los asistentes pueden servirse de diferentes metodologías.

Una de las más técnicas más conocidas y utilizadas es el Brainstorming (“Tormenta de Ideas”), que se caracteriza por la generación del mayor número posible de ideas por parte de todo el equipo, teniendo siempre en cuenta el objetivo de la reunión. Durante este primer proceso de creación y de “lluvia” de ideas no se admiten críticas ni réplicas; todos los comentarios son válidos y todas las propuestas se anotan para posterior análisis.

Posteriormente, estas primeras ideas se perfeccionan y se asocian entre sí, para finalmente pasar a la fase de crítica. Es cierto que seguramente la mayoría de propuestas no sirvan, pero para saber esto debéis, como grupo, establecer criterios para eliminarlas del listado, como el precio de su ejecución, su alineamiento con el objetivo, etcétera.

Otra metodología muy eficaz es realizar un “Mapa Mental”, que consiste en un dibujo con forma de árbol que representa el tema central (el tronco), y las ideas que lo forman (las hojas). Con esta sencilla representación gráfica podréis separar el objetivo en partes, detectar problemas e ir añadiendo y asociando nuevas ramas. Además, esta metodología os permite ser creativos y divertiros al mismo tiempo que pensáis en equipo.

Finalmente, os proponemos una solución innovadora: el Design Thinking, una metodología en la que se ponen en práctica técnicas propias del diseño para solucionar problemas dentro de los grupos de trabajo de una empresa o para empatizar con los potenciales clientes. Permite a los compañeros ser muy creativos y romper los esquemas en la búsqueda habitual de soluciones.

Otros consejos para que vuestra reunión de trabajo sea un éxito

Es fundamental que el dinamizador de la reunión explique al equipo cuál es el objetivo de la reunión; sólo así remaréis en la misma dirección y no lo consideraréis una pérdida de tiempo. La reunión de trabajo puede organizarse para, por ejemplo, buscar soluciones a un problema, ideas para luchar contra la competencia, estrategias para llegar a nuevos clientes, obtener un mejor producto… ¡El objetivo será el tronco de vuestro árbol!

Otro consejo es tratar de hacer las reuniones breves, de máximo 30 minutos, para que tengáis la mente despejada durante todo el tiempo posible. Evitad, además, el uso de móviles o de ordenadores; el bolígrafo y el papel para apuntar propuestas es suficiente. ¡Si las paredes son de cristal, también podéis escribir en ellas!

Finalmente, es importante generar un ambiente en el que se hacen críticas constructivas y se permiten las malas ideas. Si tenéis la sensación de que no podéis equivocaros, no querréis participar en la reunión, y no saldrán a la luz ni buenas ni malas ideas. Recordad que, cuanto más habléis entre vosotros y más propositivos seáis, más posibilidades tenéis de alcanzar el objetivo de vuestra reunión de trabajo.

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