Los eventos virtuales de éxito, van mucho más allá que realizar un streaming o un directo en alguna red social. Desde luego, las redes sociales y aplicaciones como Instagram, Facebook, Zoom, Skype o plataformas como Youtube, han sido las más utilizadas para realizar eventos virtuales en los últimos años.

Sin embargo, un evento virtual conlleva un trabajo más complejo y un desarrollo bien definido. Para garantizar el éxito del evento, es importante tomar en cuenta algunos pasos previos que evitarán inconvenientes durante el evento, y así maximizar la experiencia de los asistentes.

Las claves para realizar eventos virtuales de éxito.

1. Definir los objetivos del evento.

Este es el primer paso aplicable a cualquier tipo de evento, sea virtual o presencial. Lo primero es definir qué es exactamente lo que quieres conseguir con el evento.

Los objetivos pueden ser múltiples: ¿Quieres informar? ¿Quieres formar? ¿Deseas captar nuevos clientes o fidelizar los actuales? ¿Deseas dar a conocer un producto o servicio?

Todas estas interrogantes, son una brújula para saber qué hacer a lo largo de la organización del evento. Asimismo, son perfectas para definir las variables que deseas medir cuando se esté llevando a cabo el evento, y posterior al mismo.

2. Publicitar el evento.

La publicidad del evento es tan importante como la definición de los objetivos. Podrás realizar el mejor evento del año, pero si no cuentas con la difusión idónea, de nada servirá.

Los canales digitales serán tu mayor aliado en este aspecto. Por otra parte, si cuentas con una buena base de datos, podrás realizar una campaña de email marketing que funciona muy bien para promover un evento.

Las redes sociales también deben formar parte de tu estrategia de difusión, donde podrás realizar campañas muy segmentadas hacia tu público objetivo.

3. Captar Leads.

Los eventos virtuales de éxito procuran captar leads. La captación de leads de hecho es lo mejor de crear eventos virtuales.

Las plataformas virtuales actuales te permiten realizar esta función. Antes de ingresar al evento, los participantes deberán llenar un formulario de inscripción con datos importantes como el email o su número de Whatsapp.

4. Presta atención a la imagen del evento.

La imagen del evento va más allá del cártel o anuncio que usarás para la difusión. Toda imagen que se muestra en el evento debe ser cuidada minuciosamente, incluso la imagen que tengas detrás de ti al momento de hablar.

La imagen principal, es decir el cartel publicitario debe ser muy visual para que capte la atención de los clientes en primer lugar.

Por otra parte, la escenografía que es posible aplicar en las plataformas virtuales, nos permite personalizar los espacios, incluso colocando elementos corporativos en el fondo.

Bien reza el dicho que dice: una imagen vale más que 1000 palabras. Es algo que debes tomar en cuenta al momento de implementar un evento virtual.

5. Realizar pruebas

Los eventos virtuales pueden ser un gran éxito si realizamos las pruebas pertinentes. Es importante que tomes los días previos al evento para realizar pruebas de sonido, de cámara y tener disponibles los documentos que deseas exponer.

Es aconsejable familiarizarnos bien con la plataforma, ya que de presentarse inconvenientes, debemos resolverlos inmediatamente para no estropear la presentación y el evento en general.

6. Limitar el tiempo.

Una de las debilidades de los eventos virtuales, es que puede resultar un poco más complicado mantener la atención de los presentes. Pero esta limitante se resuelve fácilmente si haces el evento de forma dinámica.

Para conseguir este dinamismo, considera que el evento virtual no se exceda más de dos horas. Además, es mucho mejor si cada temática dura 20 o 30 minutos. Con eso conseguirás mantener enganchada a la audiencia.

7. Interacción con los participantes.

Los eventos virtuales de éxito, buscan la manera de interactuar con los asistentes. Esta interacción puede ser a través de preguntas, encuestas, concursos o actividades.

Las audiencias actuales demandan mayor protagonismo e interacción. Atrás quedaron los eventos donde un conferenciante habla y todos escuchan por largas horas. La interacción mantiene a tu audiencia pegada a la pantalla, y genera un ambiente muy positivo y dinámico.

8. Mide los resultados.

En la medición de resultados, es donde vas observar si se cumplieron o no los objetivos planteados para el evento. Afortunadamente, las plataformas virtuales para eventos te facilitan datos en tiempo real en base a tus objetivos. Toda esta información es muy útil para tomar decisiones posteriormente.

En resumen, los eventos virtuales de éxito requieren organización, preparación y esfuerzo. Toma en cuenta estas 8 claves, y de seguro podrás organizar eventos virtuales como todo un profesional.

Quizá también te interese:

Descubre los beneficios de los eventos virtuales para negocios.

¿Cómo realizar eventos virtuales de éxito en tu empresa?

Tipos de eventos virtuales: ¿Cuáles son más utilizados en las empresas?

Las mejores actividades para el team building online.

La importancia del team building virtual para el trabajo en remoto.