7 Claves para convertir una conferencia presencial en un evento virtual.

convertir una conferencia presencial en un evento virtual

Convertir una conferencia presencial en un evento virtual.

Cada día más el mundo se dirige sin freno hacia una era virtualizada. Muchos expertos advertían desde hace muchos años sobre esta tendencia, pero es hoy donde vemos que es una realidad.

Para fortuna de muchos negocios y empresas actualmente, esta realidad ha llegado a nuestras vidas para quedarse. Decimos “para fortuna”, porque en vista de los cambios actuales producto de la pandemia del coronavirus, sin duda los avances tecnológicos han sido la gran salvación de muchas empresas.

La importancia de la tecnología para convertir una conferencia presencial en un evento virtual.

convertir una conferencia presencial en un evento virtual

Desde antes de la crisis sanitaria actual, ya nuestra manera de relacionarnos estaba cambiando año tras año. La situación actual sólo ha acelerado este cambio, donde en pocas semanas se establecieron restricciones para reuniones, citas y cualquier evento que involucre la aglomeración de varias personas en un espacio físico.

Debido a esta realidad, las reuniones personales fueron sustituidas rápidamente por encuentros en plataformas virtuales y videoconferencias.

Aunque este cambio sucedió en principio a nivel personal, inmediatamente le siguieron los negocios, la empresa y cualquier actividad comercial en todos los niveles. Una conferencia de cualquier tipo o reunión corporativa en un espacio físico, de un día para otro, se convirtió en una actividad peligrosa para nosotros y para los demás.

Lo que en principio era una anulación puntual de reuniones, pasó a ser una tendencia común, donde todos los eventos fueron cancelados y cualquier actividad presencial desapareció casi en su totalidad.

Por todo lo anterior, convertir una conferencia presencial en un evento virtual, se convirtió en la prioridad máxima para muchos negocios, y a día de hoy sigue siendo el principal reto para mantenerse en contacto con trabajadores remotos, dar a conocer nuestros productos y servicios, y sobre todo evitar que la actividad empresarial se paralice.

Cómo convertir una conferencia presencial en un evento virtual.

convertir una conferencia presencial en un evento virtual

Convertir una conferencia presencial en un evento virtual de éxito, implica seguir ciertos pasos. En realidad, dichos pasos no distan demasiado de los que necesitamos para realizar cualquier evento presencial. Evidentemente, sí que existen algunas consideraciones adicionales a tomar en cuenta.

1. Elegir el tema de la videoconferencia web.

Al igual que en un evento presencial, es obvio que debemos seguir el mismo proceso para organizar un evento virtual. Desde este punto en adelante, podrás tener el panorama claro sobre el tema que deseas transmitir y qué es exactamente lo que quieres conseguir con el evento virtual.

2. El público objetivo.

Una parte importante de la planificación, es tener claro a quién nos dirigimos, teniendo muy en cuenta qué tipo de personas escucharán nuestro mensaje.

Para que el evento virtual sea un éxito, debemos conocer las necesidades de nuestro público, saber sus intereses y diseñar un evento que llame su atención y responda adecuadamente todas sus dudas.

3. Elegir la plataforma virtual.

Es mucho más fácil elegir una plataforma virtual, que un espacio físico para realizar un evento presencial. Sin embargo, es muy importante considerar la plataforma virtual que mejor se adapte a las necesidades concretas del evento y de tu público objetivo.

La buena noticia, es que la tecnología ha avanzado a pasos agigantados en este aspecto, con lo cual existen herramientas para todos los objetivos, gustos y necesidades. Por esta razón, es necesario tomar un tiempo para observar las opciones disponibles y familiarizarnos con la herramienta.

Particularmente, los eventos virtuales basados en avatares interactivos 3D, son muy utilizados ya que permiten llevar a cabo reuniones, videoconferencias y seminarios web, donde cientos de participantes pueden interactuar en forma simultánea con una experiencia casi real.

4. Definir la estructura del evento.

Tal y como sucede con los eventos presenciales, es necesario que los eventos virtuales requieran pautas y un guion definido que permita dar respuesta a las necesidades e inquietudes de los asistentes.

Funciona muy bien crear eventos en base una serie de presentaciones, actividades o seminarios, dejando un espacio para responder dudas y preguntas.

5. El contenido bajo demanda.

Los eventos virtuales de mayor éxito tienen su contenido disponible <<a pedido>>. En pocas palabras, debes poder brindar a los asistentes una variedad de oportunidades para que puedan conocer tus productos o servicios.

Esta información debes tenerla disponible en varios formatos, como puede ser vídeos, fotos, folletos, descargas de libros electrónicos, catálogos digitales y cualquier otro material digital que pueda ser consultado inmediatamente y en cualquier momento.

6. El seguimiento.

Sin duda, el seguimiento es una de las grandes ventajas que ha impulsado muchas empresas a convertir una conferencia presencial en un evento virtual.

La mayoría de plataformas para eventos virtuales cuentan con poderosas herramientas de seguimiento de los asistentes según los objetivos planteados para el evento. Además, estas plataformas permiten garantizar las conversiones, donde podrás incluso posteriormente enviar correos electrónicos a los prospectos, solicitándole su impresión sobre el evento, o invitándolos a participar en una encuesta.

Estas herramientas de seguimiento son de gran utilidad para conseguir nuevos clientes o fidelizar a los clientes actuales. Además son perfectas para obtener datos que permitan mejorar tus futuros eventos.

7. Compartir el contenido.

Las plataformas online para eventos tienen la opción de ser grabadas, para ser enviadas posteriormente de forma muy sencilla. En este sentido, es importante contar con la información de los asistentes, e incluso de quienes no asistieron para que puedan observar el evento en caso de no estar disponible a la hora indicada. Todo esto aumenta las conversiones, y permite difundir mucho más el mensaje del evento.

Sin duda, convertir una conferencia presencial en un evento virtual traer muchas ventajas para los negocios actualmente. Siguiendo estos pasos, de seguro tu próximo evento virtual será todo un éxito.

 

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