Planear un evento virtual y llevarlo a cabo con éxito, es una de las prioridades en el mundo corporativo. Los eventos virtuales se han convertido en una de las herramientas más utilizadas para realizar reuniones, seminarios, ferias o mantener una comunicación fluida con trabajadores remotos

Cada día que pasa, estos eventos van adquiriendo mayor protagonismo en la estrategia de las empresas, debido a las enormes ventajas que proporcionan.

Ventajas de planear un evento virtual.

Los encuentros online cuentan con una serie de ventajas frente a los intentos presenciales. Las ventajas principales son las siguientes:

– Importante reducción de gastos.

Los eventos presenciales implican una serie de costes por desplazamientos, viajes, alquileres y acondicionamiento de los espacios, material impreso una estancia de los participantes.

En los eventos virtuales no existen estos gastos, con lo cual, cada vez más empresas se orientan hacia esta opción que permite un ahorro considerable por concepto de eventos anualmente.

– Aumento de la asistencia.

Por tratarse de plataformas online, cualquier asistente sólo debe contar con un dispositivo con conexión a Internet para poder participar. Esto desde luego aumenta la asistencia al evento.

– Medición de resultados.

Una de las ventajas primordiales de planear un evento virtual, tiene que ver con la posibilidad de medir resultados en tiempo real. Las plataformas virtuales proporcionan a los encargados del evento, datos instantáneos sobre los participantes. Esta información es eficaz para mejorar los eventos futuros o para incrementar el retorno de la inversión.

Estas y otras ventajas, convierten a los eventos virtuales en alternativas ideales para celebrar cualquier tipo de actividad, ya sean reuniones, ferias comerciales, ferias laborales, videoconferencias o actividades de team building.

Las 4 claves para triunfar al planear un evento virtual.

Aunque más empresas muestran interés en planear un evento virtual e implementar estas estrategias, al mismo tiempo crece la preocupación sobre cómo organizar este tipo de eventos.

Habitualmente la mayoría de las inquietudes están relacionadas con la dificultad para organizar el evento, o las habilidades que son necesarias para su correcta implementación.

En primera instancia, es recomendable perderle el miedo a las plataformas virtuales. En realidad, la mayoría de los principios utilizados para planificar un evento presencial, son los mismos que podrás aplicar para un evento virtual, salvo algunas pequeñas diferencias.

Estas pequeñas diferencias, son algunas acciones que no son complicadas, pero si hay que tenerlas en cuenta. Veamos algunas de ellas.

1. Definir la plataforma y el formato del evento.

Elegir la plataforma y el formato del evento, es el primer paso para planear un evento virtual exitosamente. Si lo piensas bien, es un paso que también aplicamos al planear un evento presencial, donde debemos elegir el espacio físico y la modalidad del evento.

En los eventos virtuales sucede lo mismo. Podemos realizar eventos en diferentes formatos, como por ejemplo un trainning virtual, una conferencia online, webinar, aulas virtuales o actividades de team building.

Por lo tanto, lo primero es definir cómo vas a llegar al público, ya que es clave para mantener enganchado a los participantes y conseguir los objetivos del evento.

En este apartado, es altamente aconsejable utilizar los recursos que ofrece el mundo virtual, donde podrás recrear espacios y situaciones con un alto nivel de realismo. La utilización de avatares interactivos en 3D está teniendo un éxito impresionante en los eventos online, y puedes considerar esta opción para tus eventos.

2. Adaptarse al público.

Puesto que la audiencia a los eventos virtuales es remota, es importante comprender mejor cuál es su comportamiento y prioridades. Una buena forma de definir la audiencia, y ver si es conveniente un evento virtual o no, es dando respuesta las siguientes preguntas:

¿Mi audiencia ha participado anteriormente en un evento virtual?

¿Poseen conocimientos tecnológicos?

¿A qué tipo de actividades responde mejor?

Dar respuestas a preguntas como estas, te permitirá definir tu público, eligiendo no sólo la plataforma adecuada, sino la temática perfecta para conseguir resultados.

3. Definir cómo será la difusión del evento.

Tal como los eventos presenciales, los eventos virtuales deben promocionarse. Actualmente contamos con infinitas herramientas para dar promoción al evento con un costo muy reducido.

En este aspecto, las redes sociales juegan un papel primordial. Entre las opciones para definir la difusión del evento, se encuentran redes como Twitter, Facebook, Instagram o Google.

Puedes aprovechar el potencial de estas redes para promocionar el evento. Definir previamente la plataforma que utilizarás es clave para planear un evento virtual.

4. Seleccionar al encargado del evento.

Este es uno de los puntos más importantes. Si tienes pensado llevar a cabo tú mismo(a) el evento, es fundamental que te familiarices muy bien con la plataforma. Para ello debes realizar diversas prácticas con tu equipo días antes del evento, y así evitar inconvenientes durante la transmisión.

Ahora bien, si tu idea es seleccionar a otra persona u otras personas para encargarse de la organización, debes tomar en cuenta dos aspectos básicos al momento de realizar la selección.

En primer lugar, es fundamental que los encargados puedan dar soporte tecnológico en el evento. Es muy común que los participantes puedan tener alguna dificultad para ingresar, o algún problema técnico.

El segundo aspecto, es aplicable tanto para los encargados del evento, así como también si decides realizarlo tú mismo.

En ambos casos, al planear un evento virtual es necesario trasmitir el mensaje de forma llamativa, asegurándonos de variar las presentaciones.

Las plataformas virtuales permiten realizar presentaciones muy innovadoras con gráficos, vídeos, imágenes y escenarios muy reales para mantener la atención de los participantes. El encargado del evento debe asegurarse de que el mensaje sea variado y llamativo.

El éxito al planear un evento virtual gira en torno a estos cuatro aspectos. Aprovechar al máximo todo su potencial no sólo ahorrará costes anuales, sino que conseguirás transmitir el mensaje eficazmente, consiguiendo el mayor retorno de tu inversión.

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